Hoá đơn điện tử với website bán hàng: khi nào cần xuất, cách kết nối, thông tin cần thu thập

Khi bán hàng qua website, doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn có nghĩa vụ về hoá đơn như bán hàng trực tiếp. Khách hàng doanh nghiệp thường cần hoá đơn để hạch toán; khách cá nhân cũng có thể yêu cầu. Nếu website không thu đủ thông tin, kế toán phải gọi hỏi lại, dễ sai sót, chậm trễ.

Bài viết này hướng dẫn những điểm cần lưu ý khi xử lý hoá đơn điện tử cho đơn hàng trên website và các cách kết nối website với phần mềm hoá đơn. Đây là thông tin tham khảo; nghĩa vụ cụ thể nên trao đổi với kế toán hoặc tư vấn thuế.

Vì sao website cần quy trình hoá đơn?

• Tuân thủ quy định về hoá đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.
• Khách doanh nghiệp cần hoá đơn đúng thông tin.
• Giảm sai sót do ghi chép thủ công.
• Tiết kiệm thời gian cho kế toán khi số đơn tăng.

Thông tin cần thu khi khách đặt hàng

Trường	Ghi chú
Loại người mua	Cá nhân hay doanh nghiệp
Tên đơn vị	Đúng theo đăng ký thuế
Mã số thuế	Có thể kiểm tra định dạng
Địa chỉ	Theo đăng ký thuế
Email nhận hoá đơn	Có thể khác email người đặt
Ghi chú	Yêu cầu đặc biệt

Trên trang thanh toán WooCommerce, thêm ô tích “Xuất hoá đơn công ty”; khi tích mới hiện các trường trên để form gọn với khách không cần hoá đơn.

Các cách xuất hoá đơn

1. Xuất thủ công

Kế toán xem đơn hàng trên website, nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử, phát hành, gửi khách. Phù hợp shop ít đơn.

2. Xuất từ file Excel

Xuất danh sách đơn từ website theo mẫu, nhập hàng loạt vào phần mềm hoá đơn. Phù hợp shop vừa.

3. Kết nối tự động qua API

Website gửi dữ liệu đơn hàng sang phần mềm hoá đơn khi đơn hoàn tất; hoá đơn được tạo nháp hoặc phát hành tự động, gửi email khách. Phù hợp shop nhiều đơn. Nhiều nhà cung cấp hoá đơn điện tử tại Việt Nam có API; một số có plugin WooCommerce sẵn.

Lưu ý khi kết nối tự động

• Thời điểm xuất: khi thanh toán, khi giao hàng hay khi hoàn tất, theo hướng dẫn của kế toán.
• Đơn huỷ, hoàn tiền: quy trình điều chỉnh, thay thế hoá đơn.
• Thuế suất từng nhóm sản phẩm.
• Giảm giá, phí vận chuyển thể hiện đúng trên hoá đơn.
• Lưu mã hoá đơn vào đơn hàng để tra cứu.
• Thử nghiệm kỹ trên môi trường thử trước khi chạy thật.

Máy tính tiền kết nối cơ quan thuế

Một số loại hình kinh doanh (bán lẻ, ăn uống…) có thể thuộc diện dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu cửa hàng vừa bán tại quầy vừa bán online, nên trao đổi với nhà cung cấp phần mềm bán hàng, kế toán để thống nhất quy trình cho cả hai kênh.

Ví dụ: cửa hàng thiết bị văn phòng

Một cửa hàng thiết bị văn phòng có 60% khách là doanh nghiệp. Trước đây, khách ghi thông tin công ty vào ô ghi chú, thiếu mã số thuế, sai tên. Sau khi thêm tuỳ chọn “Xuất hoá đơn công ty” với các trường bắt buộc và kết nối API với phần mềm hoá đơn, hoá đơn được tạo nháp tự động khi đơn hoàn tất, kế toán chỉ cần kiểm tra và phát hành. Thời gian xử lý hoá đơn giảm đáng kể, khách nhận hoá đơn qua email ngay trong ngày.

Hiển thị chính sách hoá đơn

Website nên có thông tin rõ ràng: cửa hàng có xuất hoá đơn không, cho đối tượng nào, thời gian gửi hoá đơn, cách yêu cầu nếu quên tích khi đặt hàng. Thông tin này giúp khách doanh nghiệp yên tâm đặt hàng.

Checklist hoá đơn trên website

• Có tuỳ chọn xuất hoá đơn khi thanh toán.
• Trường thông tin đầy đủ, bắt buộc khi chọn.
• Quy trình xuất thống nhất với kế toán.
• Xử lý đơn huỷ, hoàn tiền.
• Chính sách hoá đơn hiển thị trên website.

Findme hỗ trợ gì?

Findme thêm trường thông tin hoá đơn vào trang thanh toán WooCommerce, xuất dữ liệu theo mẫu, và kết nối API với phần mềm hoá đơn điện tử khi cần qua dịch vụ viết plugin theo yêu cầu. Xem website bán hàng online và bảng giá.

Lời kết

Bán hàng online chuyên nghiệp bao gồm cả khâu hoá đơn. Thu thông tin đúng ngay từ lúc đặt hàng và có quy trình xuất rõ ràng giúp doanh nghiệp tuân thủ, phục vụ khách doanh nghiệp tốt hơn và giảm việc cho kế toán. Bắt đầu bằng tuỳ chọn thu thông tin hoá đơn ngay trên trang thanh toán, rồi tự động hoá dần khi số đơn tăng.

Hoá đơn cho dịch vụ, đơn đặt cọc

Với website bán dịch vụ, khoá học, đặt cọc, thời điểm và giá trị hoá đơn có thể khác bán hàng hoá thông thường (xuất theo đợt thanh toán, khi hoàn thành dịch vụ). Thống nhất với kế toán trước để cấu hình website gửi dữ liệu đúng thời điểm, tránh phải điều chỉnh hoá đơn nhiều lần.

Câu hỏi thường gặp

Website có tự xuất hoá đơn được không?
Có thể nếu kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử hỗ trợ API.

Khách quên yêu cầu hoá đơn khi đặt hàng thì sao?
Nêu cách liên hệ bổ sung trong thời hạn cho phép; kế toán xử lý theo quy định.

Hộ kinh doanh bán online có cần hoá đơn không?
Tuỳ hình thức kê khai và quy định hiện hành; nên hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán.

Có kiểm tra mã số thuế tự động được không?
Có thể kiểm tra định dạng; tra cứu thông tin doanh nghiệp tự động tuỳ dịch vụ hỗ trợ.